# Administrative Assistant – Front Office & Standortorganisation (m/w/d) at Wolters Kluwer

Wolters Kluwer is hiring an Administrative Assistant – Front Office & Standortorganisation (m/w/d). Level rates it Little AI ●○○○; you can [apply on Wolters Kluwer](https://jobsbylevel.com/go/0dec4580-ca77-47e3-9221-4926e2b8433f?utm_medium=ai-agent).

AI Level 1, AI centrality 0 out of 100. DEU - Garching.

## Details

- Company: [Wolters Kluwer](https://jobsbylevel.com/companies/wolters-kluwer)
- AI level: AI Level 1 (score 0 out of 100)
- Location: DEU - Garching
- Posted: November 4, 2026
- Apply: https://jobsbylevel.com/go/0dec4580-ca77-47e3-9221-4926e2b8433f?utm_medium=ai-agent
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## Prepare for this job

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## Description

Über Wolters Kluwer Tax & Accounting (TAA) Die Wolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland GmbH mit Hauptsitz in Ludwigsburg ist Teil der internationalen Wolters Kluwer Gruppe. Mit über 600 Mitarbeitenden an 10 Standorten in Deutschland entwickeln wir Softwarelösungen wie ADDISON, SBS-Software und AKTE, die Steuerberatungskanzleien und Unternehmen in ganz Europa unterstützen. Allein in Europa vertrauen mehr als 46.000 Steuerberatungskanzleien sowie über 1,5 Millionen kleine und mittelständische Unternehmen auf unsere Lösungen. Deine Aufgaben Telefonzentrale und Kundenservice Betreuung der zentralen Telefonie und professionelle Annahme eingehender Kundenanrufe Erste Einordnung von Kundenanliegen sowie zielgerichtete Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpartner und Fachbereiche Unterstützung unserer Kunden bei der Orientierung innerhalb der vorgesehenen Service- und Supportwege Recherche kundenbezogener Informationen in den vorgesehenen Systemen zur Einordnung und Weiterleitung von Anliegen Pflege und Weiterentwicklung von Arbeitshilfen und Dokumentationen für die Telefonzentrale Front Office und Standortorganisation Zentrale Anlaufstelle für operative und organisatorische Front Office-Themen am Standort Garching Selbstständige Organisation und Koordination der täglichen Front Office-Abläufe Betreuung der Postbearbeitung und der zugehörigen Postsysteme Verwaltung von Zutrittsmedien, Schlüsseln, Parkkarten und weiteren standortbezogenen Arbeitsmitteln Organisation und Betreuung von Besprechungsräumen und gemeinschaftlich genutzten Büroflächen Koordination organisatorischer Themen mit internen Ansprechpartnern aus Facility, Einkauf und IT sowie mit externen Dienstleistern Verwaltung definierter Lager- und Büromaterialbestände Administrative Betreuung der Barkasse Meetings und Veranstaltungen Organisation und Unterstützung bei internen Meetings und Veranstaltungen einschließlich Raumvorbereitung und Catering Koordination und Abstimmung mit internen Ansprechpartnern sowie externen Lieferanten und Dienstleistern Administration und Dokumentation Pflege und Weiterentwicklung des Front Office-Leitfadens sowie relevanter interner Wissens- und Prozessdokumentationen Strukturierte Dokumentation wiederkehrender Abläufe und Prozesse Bearbeitung und Digitalisierung von Unterlagen im Rahmen definierter administrativer Prozesse Pflege gemeinsamer Front Office-Ablagen und Arbeitsbereiche Dein Profil Du hast eine kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Bereich Bürokommunikation, Büromanagement, Hotellerie oder eine vergleichbare Qualifikation erfolgreich abgeschlossen. Idealerweise verfügst Du über Berufserfahrung in den Bereichen Assistenz, Empfang, Front Office, Office Management oder Kundenservice. Du besitzt eine ausgeprägte Service- und Kundenorientierung und hast Freude am telefonischen Kontakt mit Kunden. Du arbeitest strukturiert, zuverlässig, selbstständig und lösungsorientiert . Auch wenn mehrere operative Themen gleichzeitig anstehen, behältst Du den Überblick und kannst Aufgaben sinnvoll priorisieren. Im Umgang mit Microsoft Outlook, Teams und den gängigen Microsoft-365-Anwendungen bist Du sicher. Du kommunizierst professionell und verbindlich mit Kunden, Kolleginnen und Kollegen sowie externen Ansprechpartnern. Teamfähigkeit und ein freundliches, souveränes Auftreten gehören zu Deinen Stärken. Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil. Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen sind für Dich selbstverständlich. Du bist bereit, regelmäßig am Standort Garching präsent zu sein . Damit begeistern wir Dich Sichere Zukunft: Du bekommst eine unbefristete Festanstellung in einem internationalen Unternehmen sowie eine betriebliche Altersvorsorge mit persönlicher Beratung. Work-Life-Balance: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, an dedizierten Tagen mobil zu arbeiten– so passt der Job zu Deinem Leben. Arbeiten im

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