# HR Administration Specialist (m/w/d) at Thales

Thales is hiring an HR Administration Specialist (m/w/d). Level rates it Little AI ●○○○; you can [apply on Level](https://jobsbylevel.com/go/b58aa903-d986-4ee2-b75e-024dbb440d46?utm_medium=ai-agent).

AI Level 1, AI centrality 0 out of 100. Remote (Aarau).

## Details

- Company: [Thales](https://jobsbylevel.com/companies/thales)
- AI level: AI Level 1 (score 0 out of 100)
- Location: Remote (Aarau)
- Posted: October 16, 2026
- Apply: https://jobsbylevel.com/go/b58aa903-d986-4ee2-b75e-024dbb440d46?utm_medium=ai-agent

## Prepare for this job

The job page lists 4 likely interview questions for this offer, with a CV checklist: https://jobsbylevel.com/jobs/hr-administration-specialist-m-w-d-at-thales-1f7876

## Description

Thales people architect identity management and data protection solutions at the heart of digital security. Business and governments rely on us to bring trust to the billions of digital interactions they have with people. Our technologies and services help banks exchange funds, people cross borders, energy become smarter and much more. More than 30,000 organizations already rely on us to verify the identities of people and things, grant access to digital services, analyze vast quantities of information and encrypt data to make the connected world more secure. We say HI* ̶ Herzlich willkommen im Thales Team! *Human Intelligence Thales in der Schweiz ist Teil eines weltweit führenden Technologiekonzerns in den Bereichen Verteidigung und Sicherheit, Training und Simulation, Raumfahrt sowie Digitale Identität und Sicherheit. In einer Welt voller Unwägbarkeiten sorgen wir dafür, dass unsere Kunden, Partner und Mitarbeitenden mit Zuversicht und in Sicherheit neue Wege gehen können. Für eine Zukunft, der wir alle vertrauen können. Say HI* – zu deiner Karriere als HR Administration Specialist (m/w/d) Am Standort Aarau #LI-HYBRID Deine Mission Du sorgst für reibungslose HR- und Payroll-Prozesse in der Schweiz und begleitest unsere Mitarbeitenden administrativ durch den gesamten Employee Lifecycle. Gemeinsam mit dem HR Operations Team, HR Business Partnern, Führungskräften und externen Partnern stellst du eine zuverlässige, gesetzeskonforme und serviceorientierte HR-Betreuung sicher. Gleichzeitig bringst du deine Ideen ein, um Abläufe zu optimieren, digitale Lösungen voranzutreiben und die Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und Führungskräften kontinuierlich zu verbessern. HR-Administration und Payroll Von der Einstellung bis zum Austritt koordinierst du sämtliche administrativen HR-Prozesse und sorgst für eine sorgfältige Pflege der Personalstammdaten Arbeitsverträge, Bestätigungen und weitere HR-Dokumente erstellst du zuverlässig und unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben Als erste Anlaufstelle unterstützt du Mitarbeitende und Führungskräfte bei administrativen HR-Fragen Die monatliche Payroll bereitest du gemeinsam mit unserem externen Dienstleister vor, prüfst die Lohnresultate und stellst die korrekte Verarbeitung von Mutationen, Abwesenheiten und Arbeitszeiten sicher Bei Fragen zu Lohnabrechnungen, Sozialversicherungen, Steuern, Benefits und Zeitmanagement stehst du kompetent zur Seite Auch Jahresendarbeiten, Audits und die Einhaltung der Schweizer arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben gehören zu deinem Verantwortungsbereich Benefits und HR Service Delivery Unsere Benefits, Versicherungen, Vorsorgelösungen und abwesenheitsbezogenen Prozesse betreust du in Zusammenarbeit mit externen Partnern und Behörden HR-Anfragen bearbeitest du über das Ticketing-System, behältst offene Fälle im Blick und sorgst für eine zeitnahe, professionelle Lösung Mit Reports, Statistiken und Auswertungen schaffst du Transparenz und unterstützt die Qualitätssicherung unserer HR-Prozesse Digitalisierung und Prozessoptimierung Bestehende Abläufe hinterfragst du konstruktiv und entwickelst sie kontinuierlich weiter. Bei der Einführung und Optimierung digitaler HR-Tools, Workflows und Self-Service-Lösungen bringst du dich aktiv ein Durch den gezielten Einsatz von Technologie und Automatisierung reduzierst du manuellen Aufwand und verbesserst Datenqualität sowie Effizienz Darauf wir freuen uns Eine Weiterbildung im HR-Bereich, beispielsweise als HR-Fachfrau bzw. HR-Fachmann mit eidgenössischem Fachausweis oder eine vergleichbare Qualifikation Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in HR Operations, HR-Administration, Payroll oder einer ähnlichen Funktion Fundierte Kenntnisse in Payroll, Zeitmanagement, Schweizer Arbeitsrecht und Sozialversicherungen Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens B2). Einen sicheren Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, sowie mit Microsoft 365, vor allem Teams, SharePoint,

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