Administrative Assistant – Front Office & Standortorganisation (m/w/d)

Über Wolters Kluwer Tax & Accounting (TAA)

Die Wolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland GmbH mit Hauptsitz in Ludwigsburg ist Teil der internationalen Wolters Kluwer Gruppe. Mit über 600 Mitarbeitenden an 10 Standorten in Deutschland entwickeln wir Softwarelösungen wie ADDISON, SBS-Software und AKTE, die Steuerberatungskanzleien und Unternehmen in ganz Europa unterstützen.

Allein in Europa vertrauen mehr als 46.000 Steuerberatungskanzleien sowie über 1,5 Millionen kleine und mittelständische Unternehmen auf unsere Lösungen.

Deine Aufgaben

Telefonzentrale und Kundenservice

• Betreuung der zentralen Telefonie und professionelle Annahme eingehender Kundenanrufe
• Erste Einordnung von Kundenanliegen sowie zielgerichtete Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpartner und Fachbereiche
• Unterstützung unserer Kunden bei der Orientierung innerhalb der vorgesehenen Service- und Supportwege
• Recherche kundenbezogener Informationen in den vorgesehenen Systemen zur Einordnung und Weiterleitung von Anliegen
• Pflege und Weiterentwicklung von Arbeitshilfen und Dokumentationen für die Telefonzentrale

Front Office und Standortorganisation

• Zentrale Anlaufstelle für operative und organisatorische Front Office-Themen am Standort Garching
• Selbstständige Organisation und Koordination der täglichen Front Office-Abläufe
• Betreuung der Postbearbeitung und der zugehörigen Postsysteme
• Verwaltung von Zutrittsmedien, Schlüsseln, Parkkarten und weiteren standortbezogenen Arbeitsmitteln
• Organisation und Betreuung von Besprechungsräumen und gemeinschaftlich genutzten Büroflächen
• Koordination organisatorischer Themen mit internen Ansprechpartnern aus Facility, Einkauf und IT sowie mit externen Dienstleistern
• Verwaltung definierter Lager- und Büromaterialbestände
• Administrative Betreuung der Barkasse

Meetings und Veranstaltungen

• Organisation und Unterstützung bei internen Meetings und Veranstaltungen einschließlich Raumvorbereitung und Catering
• Koordination und Abstimmung mit internen Ansprechpartnern sowie externen Lieferanten und Dienstleistern

Administration und Dokumentation

• Pflege und Weiterentwicklung des Front Office-Leitfadens sowie relevanter interner Wissens- und Prozessdokumentationen
• Strukturierte Dokumentation wiederkehrender Abläufe und Prozesse
• Bearbeitung und Digitalisierung von Unterlagen im Rahmen definierter administrativer Prozesse
• Pflege gemeinsamer Front Office-Ablagen und Arbeitsbereiche

Dein Profil

Du hast eine kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Bereich Bürokommunikation, Büromanagement, Hotellerie oder eine vergleichbare Qualifikation erfolgreich abgeschlossen.

• Idealerweise verfügst Du über Berufserfahrung in den Bereichen Assistenz, Empfang, Front Office, Office Management oder Kundenservice.
• Du besitzt eine ausgeprägte Service- und Kundenorientierung und hast Freude am telefonischen Kontakt mit Kunden.
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig, selbstständig und lösungsorientiert.
• Auch wenn mehrere operative Themen gleichzeitig anstehen, behältst Du den Überblick und kannst Aufgaben sinnvoll priorisieren.
• Im Umgang mit Microsoft Outlook, Teams und den gängigen Microsoft-365-Anwendungen bist Du sicher.
• Du kommunizierst professionell und verbindlich mit Kunden, Kolleginnen und Kollegen sowie externen Ansprechpartnern.
• Teamfähigkeit und ein freundliches, souveränes Auftreten gehören zu Deinen Stärken.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen sind für Dich selbstverständlich.
• Du bist bereit, regelmäßig am Standort Garching präsent zu sein.

Damit begeistern wir Dich

• Sichere Zukunft: Du bekommst eine unbefristete Festanstellung in einem internationalen Unternehmen sowie eine betriebliche Altersvorsorge mit persönlicher Beratung.
• Work-Life-Balance: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, an dedizierten Tagen mobil zu arbeiten– so passt der Job zu Deinem Leben.
• Arbeiten im Ausland: Du kannst bis zu 20 Tage innerhalb von zwölf Monaten flexibel im Ausland arbeiten.
• Karriereentwicklung: Wir unterstützen Dich mit strukturiertem Onboarding, Learning on the Job, internationalen Karriereoptionen und internen sowie externen Weiterbildungen.
• Gesundheit & Soziales Engagement: Unser Corporate Benefits Programm bietet Dir alles von JobRad über Lebens- und Rentenberatung. Zusätzlich bekommst Du einen zusätzlichen freien Tag, den Volunteer Day, um soziale Projekte zu unterstützen. Mit unserem Programm „Wolters Kluwer hilft“ unterstützen wir als Unternehmen ebenfalls soziale Projekte.
• Moderne Arbeitsumgebung: Du arbeitest mit leistungsstarker IT-Ausstattung, an modernen Arbeitsplätzen mit einem shared desk System, kostenlosen Getränken und in gut angebundenen Bürogebäuden.
• Teamspirit: Bei unseren Mitarbeiterevents und über unser Mitarbeiterempfehlungsprogramm erlebst Du echten Zusammenhalt.
• Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und Raum für Deine Ideen sind bei uns selbstverständlich.

Werde Teil von Wolters Kluwer!

Du kannst deine Ideen verwirklichen, lernen, dich weiterentwickeln und wachsen. Wir haben viel zu bieten und stehen für eine offene Unternehmenskultur. Komm zu uns und gestalte mit uns gemeinsam die Zukunft.

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Willkommen sind bei uns alle Menschen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Behinderung, Religion, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Wir freuen uns schon auf Sie!

Deine Ansprechpartnerin:
Julia Giese

Senior Recruiterin

Tel.: 0177/9282665

Our Interview Practices

To maintain a fair and genuine hiring process, we kindly ask that all candidates participate in interviews without the assistance of AI tools or external prompts. Our interview process is designed to assess your individual skills, experiences, and communication style. We value authenticity and want to ensure we’re getting to know you—not a digital assistant. To help maintain this integrity, we ask to remove virtual backgrounds and include in-person interviews in our hiring process. Please note that use of AI-generated responses or third-party support during interviews will be grounds for disqualification from the recruitment process.

Applicants may be required to appear onsite at a Wolters Kluwer office as part of the recruitment process.