Assistenz / Referent (m/w/d) VP HR

AI in this role

Administrative and organizational support role for the VP HR at Thales in Germany, handling projects, reporting, and process management.

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Location: Stuttgart, Germany

We say HI*

*Human Intelligence – Herzlich willkommen im Team Thales!

Thales ist ein weltweit führender Anbieter von Spitzentechnologien für die Bereiche Verteidigung, Luft- und Raumfahrt sowie Cyber Security und Digital Identity.

Say HI* – zu Ihrer Karriere als Assistenz / Referent VP HR (m/w/d)Am Standort Ditzingen #LI-HYBRID (Ref. Nr. R0341368)

Ihre Mission

In dieser Funktion verantworten Sie diverse administrative und organisatorische Vorgänge sowie die inhaltliche Vorbereitung von Terminen, Veranstaltungen in Unterstützung der Funktion VP HR. Hierzu zählt auch die inhaltliche Vorbereitung interner Gremien und die Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Audits.

Durchführung administrativer Aufgaben wie Termin- und Reiseplanung, inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen, Anlegen von Spesenabrechnungen
Eigenständige Aufbereitung und Strukturierung von Informationen mit Darstellung in Tools wie PowerPoint und Excel
Bearbeitung diverser Projekte und Aufgabenstellungen im Auftrag des VP HR in Zusammenarbeit mit den HR-internen Centers of Excellence, Business Partnern und dem Betriebsrat
Erfassung, Konsolidierung und Aufbereitung zentraler Themen und KPIs aus den unterschiedlichen HR-Teams, insbesondere zur Vorbereitung von Gremien
Begleitung bei der Ausgestaltung der HR-Vision und -Strategie
Koordinierung der Veröffentlichung personeller und organisationaler Änderungen im Thales Deutschland Intranet in Kooperation mit den betroffenen Bereichen, HR Business Partnern sowie der Unternehmenskommunikation
Funktion als Ansprechpartner für HR-Prozesse im Rahmen des Managementsystems für Qualitätsmanagement: Vorbereitung und Durchführung interner und externer Zertifizierungsaudits zu HR-Prozessen, Pflege und Weiterentwicklung der funktions- und standortübergreifend einheitlich gültigen HR-Prozesse und Dokumente, inklusive Durchführung von Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen
Unterstützung bei der HR-Kostenstellenplanung in Abstimmung mit dem VP HR, HR-Leitungsteam, Finance und Controlling wie auch externen Dienstleistern: Budget- und Forecast-Planung, Ist-Erfassung sowie Abweichungsanalysen unter Anwendung gängiger Tools für Planungs-, Analyse- und Reportingprozesse

Darauf freuen wir uns

Abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaftswissenschaften, BWL, kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz von Vorteil, idealerweise auf hoher Leitungsebene

Erfahrung im Bereich der Unternehmensberatung ist von Vorteil
Fundierte Kenntnisse in MS Office Anwendungen, insbesondere in PowerPoint und Excel
Starke Affinität für organisatorische Aufgaben wie Terminkoordination, Vor- und Nachbereitungen und Stakeholderalignment
Begeisterung für HR, Transformation und Daten
Analytische und strukturierte Denk- und Arbeitsweise, Hands-On Mentalität und herausragende Kommunikationsfähigkeiten
Ausgeprägte Kommunikationsstärke, souveränes Vertreten von Interessen und Prioritäten der VP HR
Hohes Maß an Eigeninitiative und Selbstmotivation, Flexibilität
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Thales investiert jährlich mehr als 4,5 Milliarden Euro in Forschung und Entwicklung in Schlüsseltechnologien wie künstliche Intelligenz, Cybersicherheit, Quanten- und Cloud-Technologien.

Im Jahr 2025 erwirtschaftete die Gruppe einen Umsatz von 22,1 Milliarden Euro.

Für mehr als 85.000 Mitarbeitende in 65 Ländern eröffnen wir zukunftsweisende Perspektiven, verwirklichen individuelle Karrierewege und ermöglichen kreative Freiräume. Dies gelingt durch Mut, Vielfalt und den festen Willen, die anspruchsvollen Herausforderungen unserer Zeit sicherer und inklusiver zu gestalten. Mit unserer nachhaltigen, werteorientierten Personalführung treten wir aktiv für Diversität ein.

Say HI* – Dein Weg zu uns

Wenn die Zeichen der Zeit auf Veränderung stehen, sind unsere internationalen Teams da, um der Komplexität von heute mit den branchenführenden Technologien von morgen zu begegnen. Bist Du dabei? Deine Ansprechpartnerin Maria Gaissert freut sich schon auf Deine Online-Bewerbung über unser Karriereportal.

Maria Gaissert – Talent Acquisition Partnerin #LI-MG1

+49 172 8281399

*Human Intelligence

How we rate this

Assistenz / Referent (m/w/d) VP HR at Thales rates 0 out of 100 for how much of the daily work is AI. That makes it Little AI (AI Level 1 of 4). The level is about AI in the job, not seniority.

Classification

Little AI. AI is not part of the work.

●●●● Builds AI80 to 100
●●●○ Works on AI60 to 79
●●○○ Uses AI40 to 59
●○○○ Little AI0 to 39

Levels come from how often the tools, models and workflows of the role are named in the posting itself. Open the description and count.

Prepare for this job

A free preview built only from this posting: what it asks for, what you could be asked in an interview, and how to adjust your resume.

Skills and AI tools this role asks for

AdministrationProject ManagementProcess ManagementExcelPowerpoint

Questions you could be asked

Tell me about a project where administration was part of your work. What did you do?
Tell me about a project where project management was part of your work. What did you do?
Tell me about a project where process management was part of your work. What did you do?
What's a project where you used Excel hands-on?
Walk me through how you've used Powerpoint in your day-to-day work.

Adapt your resume

List these exact terms on your resume: Administration, Project Management, Process Management, Excel, and Powerpoint. An applicant tracking system matches the wording, not the idea.
Attach one line of real, concrete experience to at least one of them — a tool named with nothing behind it rarely survives a human read.

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