UPSAdministrative Assistenz (m/w/d) – BEM & Arbeitsrecht
UPS is hiring an Administrative Assistenz (m/w/d) – BEM & Arbeitsrecht. Level rates it ; you can apply on UPS.
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- Level rates this role Little AI ●○○○: aI is not part of the work.
- The posting mentions Copilot, administration and hr operations among its tools and skills.
- Level classes it as a mid-level role.
- UPS has 2,000+ other open roles on Level.
- Posted within the past two weeks.
AI in this role
Administrative Assistant supporting HR and Legal departments with case management, documentation, and scheduling at UPS.
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Job Description:
Abteilung: Personalabteilung – Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) und Legal (Arbeitsrecht)
Beschäftigungsart: Teilzeit, 30 Stunden/Woche
Beginn: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Standort: Flughafen Köln/Bonn
Befristung: Sachgrundbefristet; zunächst für sechs Monate zur Erprobung (Probezeit)
Zur Unterstützung unserer Personalabteilung am Standort Flughafen Köln/Bonn suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Teilzeitmitarbeiter (m/w/d) für die Bereiche Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) und Legal (Arbeitsrecht). In dieser Funktion unterstützen Sie beide Bereiche insbesondere bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Sie sorgen für eine zuverlässige Bearbeitung von Unterlagen, koordinieren Termine und behalten wichtige Fristen im Blick. Aufgrund der sensiblen personal- und arbeitsrechtlichen Themen sind ein hohes Maß an Diskretion, Sorgfalt und Zuverlässigkeit für diese Position besonders wichtig.
Aufgabenbereich
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Bereiche Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) und Legal (Arbeitsrecht)
- Pflege und Aktualisierung von Fall-, Stamm- und Prozessdaten in den eingesetzten HR- und Fachsystemen
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Übersichten, Statistiken, Berichten und Auswertungen
- Vorbereitung und Versand von Einladungs- und Fristschreiben an Mitarbeiter:innen
- Verwaltung und Archivierung von Schriftsätzen und weiteren relevanten Unterlagen
- Koordination, Vereinbarung und Vergabe von Terminen an Mitarbeiter:innen
- Kommunikation und Abstimmung mit Mitarbeiter:innen, Vorgesetzten, Ämtern, Gerichten, dem Betriebsrat und der Schwerbehindertenvertretung
- Erste Anlaufstelle für allgemeine Mitarbeiter- und Abteilungsanfragen sowie Entgegennahme, Zuordnung und Weiterleitung von Anfragen und Unterlagen an die zuständigen Ansprechpartner:innen
- Eigenständige Pflege von Wiedervorlagen sowie Nachverfolgung offener Vorgänge, Rückmeldungen, Termine und Fristen
- Unterstützung bei der Pflege, Weiterentwicklung und Digitalisierung administrativer Prozesse und Ablagestrukturen
- Administrative Vor- und Nachbereitung von BEM-Terminen sowie arbeitsrechtlichen Vorgängen einschließlich Zusammenstellung und Aufbereitung der erforderlichen Unterlagen
- Prüfung eingehender Unterlagen auf Vollständigkeit sowie Nachhalten fehlender Informationen und Dokumente
- Übernahme allgemeiner administrativer Bürotätigkeiten
Voraussetzungen
Must-have:
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office
- Sehr gutes schriftliches Ausdrucksvermögen sowie Sicherheit in der Erstellung professioneller Korrespondenz
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Fähigkeit, mehrere parallel laufende Vorgänge, Termine und Fristen strukturiert zu koordinieren und zu priorisieren
- Hohes Maß an Loyalität, Diskretion und Verschwiegenheit
- Sicherer Umgang mit sensiblen und personenbezogenen Daten
- Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Flexibilität und Teamfähigkeit
- Fähigkeit zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten
Von Vorteil:
- Erfahrung im administrativen HR-Umfeld
- Erste Kenntnisse im Arbeitsrecht oder im Betrieblichen Eingliederungsmanagement
- Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Personalunterlagen
- Kenntnisse in SAP oder vergleichbaren HR-Systemen
- Erfahrung mit digitalen Dokumentenmanagement- und Ablagesystemen
- Gute Kenntnisse im Umgang mit KI-gestützten Anwendungen, insbesondere Microsoft Copilot, sowie Interesse daran, deren Einsatzmöglichkeiten zur Optimierung administrativer Prozesse aktiv weiterzuentwickeln
Arbeitszeit
Montag bis Freitag zwischen 16:00 Uhr und 0:00 Uhr im Umfang von 30 Stunden pro Woche, entsprechend den betrieblichen Erfordernissen und nach Absprache.
Verdienst
Gemäß Gehaltsgruppe III.
Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerber:innen bei der Stellenbesetzung bevorzugt berücksichtigt. Die Dauer der Betriebszugehörigkeit ist für das Bewerbungsverfahren nicht von Bedeutung.
Die Position bietet Ihnen die Möglichkeit, zwei sensible und verantwortungsvolle Bereiche der Personalarbeit aktiv zu unterstützen. Wenn Sie gerne strukturiert und selbstständig arbeiten, auch bei vertraulichen Themen den Überblick behalten und sich zuverlässig in ein Team einbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Employee Type:
UPS is committed to providing a workplace free of discrimination, harassment, and retaliation.
How we rate this
Administrative Assistenz (m/w/d) – BEM & Arbeitsrecht at UPS rates 0 out of 100 for how much of the daily work is AI. That makes it Little AI (AI Level 1 of 4). The level is about AI in the job, not seniority.
Little AI. AI is not part of the work.
- ●●●● Builds AI80 to 100
- ●●●○ Works on AI60 to 79
- ●●○○ Uses AI40 to 59
- ●○○○ Little AI0 to 39
Levels come from how often the tools, models and workflows of the role are named in the posting itself. Read the description and count the AI tools, models and workflows it names.
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Skills and AI tools this role asks for
Questions you could be asked
- Tell me about a project where administration was part of your work. What did you do?
- Tell me about a project where hr operations was part of your work. What did you do?
- Tell me about a project where scheduling was part of your work. What did you do?
- Tell me about a project where documentation was part of your work. What did you do?
- Walk me through how you've used Copilot in your day-to-day work.
Adapt your resume
- List these exact terms on your resume: Administration, Hr Operations, Scheduling, Documentation, and Copilot. An applicant tracking system matches the wording, not the idea.
- Attach one line of real, concrete experience to at least one of them. A tool named with nothing behind it rarely survives a human read.
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