HR Administration Specialist (m/w/d)

We say HI*  ̶  Herzlich willkommen im Thales Team!

*Human Intelligence

Thales in der Schweiz ist Teil eines weltweit führenden Technologiekonzerns in den Bereichen Verteidigung und Sicherheit, Training und Simulation, Raumfahrt sowie Digitale Identität und Sicherheit. In einer Welt voller Unwägbarkeiten sorgen wir dafür, dass unsere Kunden, Partner und Mitarbeitenden mit Zuversicht und in Sicherheit neue Wege gehen können. Für eine Zukunft, der wir alle vertrauen können.

Say HI* – zu deiner Karriere als

HR Administration Specialist (m/w/d)

Am Standort Aarau #LI-HYBRID

Deine Mission

Du sorgst für reibungslose HR- und Payroll-Prozesse in der Schweiz und begleitest unsere Mitarbeitenden administrativ durch den gesamten Employee Lifecycle. Gemeinsam mit dem HR Operations Team, HR Business Partnern, Führungskräften und externen Partnern stellst du eine zuverlässige, gesetzeskonforme und serviceorientierte HR-Betreuung sicher.

Gleichzeitig bringst du deine Ideen ein, um Abläufe zu optimieren, digitale Lösungen voranzutreiben und die Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und Führungskräften kontinuierlich zu verbessern.

HR-Administration und Payroll

• Von der Einstellung bis zum Austritt koordinierst du sämtliche administrativen HR-Prozesse und sorgst für eine sorgfältige Pflege der Personalstammdaten
• Arbeitsverträge, Bestätigungen und weitere HR-Dokumente erstellst du zuverlässig und unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben
• Als erste Anlaufstelle unterstützt du Mitarbeitende und Führungskräfte bei administrativen HR-Fragen
• Die monatliche Payroll bereitest du gemeinsam mit unserem externen Dienstleister vor, prüfst die Lohnresultate und stellst die korrekte Verarbeitung von Mutationen, Abwesenheiten und Arbeitszeiten sicher
• Bei Fragen zu Lohnabrechnungen, Sozialversicherungen, Steuern, Benefits und Zeitmanagement stehst du kompetent zur Seite
• Auch Jahresendarbeiten, Audits und die Einhaltung der Schweizer arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben gehören zu deinem Verantwortungsbereich

Benefits und HR Service Delivery

• Unsere Benefits, Versicherungen, Vorsorgelösungen und abwesenheitsbezogenen Prozesse betreust du in Zusammenarbeit mit externen Partnern und Behörden
• HR-Anfragen bearbeitest du über das Ticketing-System, behältst offene Fälle im Blick und sorgst für eine zeitnahe, professionelle Lösung
• Mit Reports, Statistiken und Auswertungen schaffst du Transparenz und unterstützt die Qualitätssicherung unserer HR-Prozesse

Digitalisierung und Prozessoptimierung

• Bestehende Abläufe hinterfragst du konstruktiv und entwickelst sie kontinuierlich weiter.
• Bei der Einführung und Optimierung digitaler HR-Tools, Workflows und Self-Service-Lösungen bringst du dich aktiv ein
• Durch den gezielten Einsatz von Technologie und Automatisierung reduzierst du manuellen Aufwand und verbesserst Datenqualität sowie Effizienz

Darauf wir freuen uns

• Eine Weiterbildung im HR-Bereich, beispielsweise als HR-Fachfrau bzw. HR-Fachmann mit eidgenössischem Fachausweis oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in HR Operations, HR-Administration, Payroll oder einer ähnlichen Funktion
• Fundierte Kenntnisse in Payroll, Zeitmanagement, Schweizer Arbeitsrecht und Sozialversicherungen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens B2).
• Einen sicheren Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, sowie mit Microsoft 365, vor allem Teams, SharePoint, Forms und Lists
• Interesse an digitalen Tools, Automatisierung und der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen

• Von Vorteil sind Kenntnisse in Workday und/oder Abacus, Erfahrung mit externen Payroll-Dienstleistern sowie Einblicke in HR-Digitalisierungsprojekte oder internationale Matrixorganisationen

Das zeichnet dich aus

Du arbeitest strukturiert, präzise und lösungsorientiert und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick. Eine ausgeprägte Serviceorientierung hilft dir, auf unterschiedliche Anliegen professionell einzugehen und passende Lösungen zu finden. Darüber hinaus überzeugst du durch Teamgeist, Kommunikationsstärke und eine hohe digitale Affinität. Mit sensiblen Daten gehst du jederzeit verantwortungsbewusst und vertraulich um.

Das erwartet dich

Flexibles und mobiles Arbeiten, wo es möglich ist I Teilzeitmodelle zur Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben I Flexible Ferienangebote mit der Möglichkeit Zusatzferien zu kaufen I Bezahlte Prämien für Unfall- und Krankentaggeldversicherung I Wahlsparplanmodelle für die berufliche Vorsorge I Aktienbeteiligungsprogramm „Sharing Thales“ I Betriebliches Gesundheitsmanagement mit regelmäßigen Aktionen I Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten im Thales Learning Hub Vorteilsplattform mit Mitarbeitendenvergünstigungen I Du-Kultur über alle Stufen

Für unsere 83’000 Mitarbeitenden in 65 Ländern eröffnen wir zukunftsweisende Perspektiven, verwirklichen individuelle Karrierewege und ermöglichen kreative Freiräume. Dies gelingt durch Mut, Vielfalt und den festen Willen, die anspruchsvollen Herausforderungen unserer Zeit sicherer und inklusiver zu gestalten. Mit unserer nachhaltigen, werteorientierten Mitarbeiterführung treten wir aktiv für Diversität ein.

Say HI* – Dein Weg zu uns

Wenn die Zeichen der Zeit auf Veränderung stehen, sind unsere internationalen Teams da, um der Komplexität von heute mit den branchenführenden Technologien von morgen zu begegnen. Bist du dabei? Deine Ansprechpartnerin Lisa Ungemach freut sich schon auf deine Online-Bewerbung über unser Karriereportal. Bitte sorge für eine vollständige Bewerbung inklusive Lebenslauf, Referenzen und Diplome.

Lisa Ungemach

Talent Acquisition Partner #LI-LU1

*Human Intelligence