Front Office Coordinator / Guest Service Agent (m/w/d)

Wer wir sind

Helsing ist ein Unternehmen im Bereich der Verteidigungs-KI. Unsere Mission ist es, unsere Demokratien zu schützen. Wir streben technologische Führungsrolle an, damit offene Gesellschaften weiterhin souveräne Entscheidungen treffen und ihre ethischen Standards selbst bestimmen können.

Als Demokratien sehen wir uns in der besonderen Verantwortung, die Entwicklung und den Einsatz leistungsfähiger Technologien wie KI sorgfältig zu prüfen. Diese Verantwortung nehmen wir sehr ernst.

Wir sind ein ambitioniertes und engagiertes Team aus Ingenieuren, KI-Spezialisten und kundenorientierten Programmmanagern. Wir suchen Menschen, die sich für unsere Mission begeistern, um unsere europäischen Teams zu verstärken – und ihre Fähigkeiten zur Lösung der komplexesten und folgenreichsten Probleme einzusetzen. Wir pflegen eine offene und transparente Kultur, die konstruktive Debatten über den Einsatz von Technologie im Verteidigungsbereich, ihre Vorteile und ihre ethischen Implikationen ausdrücklich begrüßt.

Die Position

Du bist die erste Person, die unsere Besucher:innen kennenlernen, und diejenige, die dafür sorgt, dass unser Büro Tag für Tag reibungslos läuft. Im Workplace-Team empfängst du Gäste, Kund:innen und Kandidat:innen, verwaltest Besucherzugänge und Sicherheitsausweise und sorgst dafür, dass Meetings pünktlich im richtigen Raum beginnen. Du kümmerst dich um Post, Lieferungen und den Fuhrpark des Unternehmens und unterstützt das gesamte Team bei den administrativen Aufgaben, die einen geschäftigen Standort ruhig und funktionsfähig halten. Es ist eine Rolle mit echter Verantwortung: Die Qualität der ersten Stunde eines Besuchers bei Helsing und der reibungslose Arbeitsalltag aller anderen liegen in deinen Händen.

Die täglichen Aufgaben

• Begrüße und betreue Besucher:innen, Kund:innen und Kandidat:innen vom Check-in über die Registrierung bis zum Besucherausweis, sodass jeder Gast innerhalb weniger Minuten nach Ankunft angemeldet, eingewiesen und versorgt ist

• Koordiniere Besprechungsräume, Kalender und Bewirtung für Interviews, Kundenbesuche und Führungsrunden und löse Terminüberschneidungen, bevor sie zum Problem werden

• Betreue den Empfangsbereich als ersten Zugang zum Büro und halte Zugangsprozesse, Anmeldeprotokolle und Sicherheitsausweise korrekt und jederzeit prüfungsbereit

• Verwalte ein- und ausgehende Post, Kurierdienste und Lieferungen und leite vertrauliche sowie zeitkritische Sendungen noch am selben Tag an das richtige Team weiter

• Administriere den Fuhrpark des Unternehmens von Buchungen über Wartung bis hin zur Dokumentation, damit Fahrzeuge verfügbar, vorschriftsgemäß und fahrtüchtig sind, wenn Kolleg:innen sie benötigen

Du solltest dich bewerben, wenn du

• Einschlägige Erfahrung am Empfang, im Front-of-House-Bereich oder in der Hotellerie sowie echte Freude daran, Gäste herzlich und professionell zu betreuen

• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei parallelen Prioritäten – von Raumbuchungen bis zu Lieferungen – die Ruhe und den Blick fürs Detail zu bewahren

• Hohes Maß an Diskretion und Integrität im Umgang mit vertraulichen Daten sowie bei Gebäudereglementen und Zutrittsprozessen

• Proaktive Denkweise und hohes Verantwortungsbewusstsein, kombiniert mit einer schnellen Auffassungsgabe für neue Tools, Systeme und Prozesse

• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine professionelle, stilsichere Kommunikation über alle Kanäle hinweg (persönlich, telefonisch, per E-Mail)

Hinweis: Wir sind in einer Branche tätig, in der Frauen sowie andere Minderheitengruppen systematisch unterrepräsentiert sind. Wir ermutigen dich, dich auch dann zu bewerben, wenn du nicht alle genannten Qualifikationen erfüllst – Fähigkeiten und Wirkung lassen sich nicht in wenigen Stichpunkten zusammenfassen.

Nice to Have

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung im Hotelfach, bzw. eine vergleichbare praktische Grundlage im Hospitality-Bereich

• Erfahrung mit Besuchermanagement-, Zutrittskontroll- oder Fuhrparkverwaltungssystemen in einem sicherheitssensiblen Umfeld

Komm zu Helsing und arbeite mit weltweit führenden Expertinnen auf ihrem jeweiligen Gebiet 

• Die Arbeit bei Helsing ist wichtig. Du leistest einen direkten Beitrag zum Schutz demokratischer Länder und berücksichtigst dabei sowohl ethische als auch geopolitische Belange

• Die Arbeit ist einzigartig. Wir sind in einem Bereich tätig, der äußerst ungewöhnliche technische Anforderungen und Einschränkungen mit sich bringt und in dem Robustheit, Sicherheit und ethische Überlegungen von entscheidender Bedeutung sind. Du wirst vor einzigartigen Herausforderungen in den Bereichen Ingenieurwesen und KI stehen, die einen bedeutenden Einfluss auf die Welt haben

• Unsere Arbeit führt uns häufig bis an die Spitze des Stands der Technik, sei es im Bereich des verstärkenden Lernens, verteilter Systeme, generativer KI oder der Bereitstellungsinfrastruktur. Die Verteidigungsindustrie steht vor der spannendsten Phase ihrer technologischen Entwicklungskurve. Fortschritte in unserem Fachgebiet sind nicht inkrementell: Helsing ist Teil historischer Sprünge nach vorne und oft sogar deren Vorreiter

• In unserem Bereich ist Erfolg eine Frage von Verbesserungen um ganze Größenordnungen und neuartigen Fähigkeiten. Das bedeutet, dass wir Risiken eingehen, hohe Ziele anstreben und uns auf große Chancen konzentrieren. Obwohl Helsing ein relativ junges Unternehmen ist, wurde es bereits für mehrere bedeutende Regierungsaufträge ausgewählt

• Wir fördern intern aktiv eine gesunde, proaktive und vielfältige Debatte darüber, was wir tun und wie wir es tun. Teams und einzelne Ingenieure genießen das Vertrauen (und werden ermutigt), verantwortungsvolle Eigenständigkeit und kritisches Denken zu praktizieren und sich auf Ergebnisse statt auf Konformität zu konzentrieren. Bei Helsing hast du Mitspracherecht dabei, wie wir (und du!) arbeiten, die Möglichkeit, sich mit dem auseinanderzusetzen, was funktioniert und was nicht, und Verantwortung für Aspekte unserer Kultur zu übernehmen, die dir besonders am Herzen liegen

Unser Angebot

• Wettbewerbsfähiges Gehalt und VSOP-Optionen

• Umzugsunterstützung: bis zu 2.500 € und 4 Wochen vorübergehende Unterkunft

• Weiterbildung: jährliche Zulage in Höhe von 500 €

• Gesundheit & Wohlbefinden: Fitnessstudio-Mitgliedschaft und Unterstützung bei psychischen Problemen (Nilo.health)

• Soziales: Regelmäßige Firmenveranstaltungen und monatliche Sozialzulagen

• Erweiterter Elternurlaub: 22 Wochen voll bezahlt für Hauptbetreuungspersonen und 6 Wochen für Zweitbetreuungspersonen.

• Familienunterstützung: 5 Tage bezahlter Familiennotfallurlaub, 100 %ige Remote-Arbeitsmöglichkeit während der Schwangerschaft und schrittweise Rückkehr an den Arbeitsplatz

Dies sind die Kernleistungen an allen Standorten; an bestimmten Standorten können zusätzliche Leistungen angeboten werden.

Helsing ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Wir setzen uns für Chancengleichheit bei der Beschäftigung ein, unabhängig von ethnischer Herkunft, Religion, sexueller Orientierung, Alter, Familienstand, Behinderung oder Geschlechtsidentität. Bitte reicht keine personenbezogenen Daten ein, aus denen deine ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Daten zu deiner Gesundheit oder Daten zu deiner sexuellen Orientierung hervorgehen.