Kreditorenbuchhalter (m/w/d)

Wer wir sind

Helsing ist ein Unternehmen im Bereich der Verteidigungs-KI. Unsere Mission ist es, unsere Demokratien zu schützen. Wir streben technologische Führungsrolle an, damit offene Gesellschaften weiterhin souveräne Entscheidungen treffen und ihre ethischen Standards selbst bestimmen können.

Als Demokratien sehen wir uns in der besonderen Verantwortung, die Entwicklung und den Einsatz leistungsfähiger Technologien wie KI sorgfältig zu prüfen. Diese Verantwortung nehmen wir sehr ernst.

Wir sind ein ambitioniertes und engagiertes Team aus Ingenieuren, KI-Spezialisten und kundenorientierten Programmmanagern. Wir suchen Menschen, die sich für unsere Mission begeistern, um unsere europäischen Teams zu verstärken – und ihre Fähigkeiten zur Lösung der komplexesten und folgenreichsten Probleme einzusetzen. Wir pflegen eine offene und transparente Kultur, die konstruktive Debatten über den Einsatz von Technologie im Verteidigungsbereich, ihre Vorteile und ihre ethischen Implikationen ausdrücklich begrüßt.

Die Position

Als Kreditorenbuchhalter (m/w/d) bist für unseren Procure-to-Pay-Prozess verantwortlich und übernimmst die fachliche Leitung unseres Kreditorenteams. Neben dem klassischen P2P-Prozess gehört auch das Spesenmanagement (Reise- und Auslagen) zum Aufgabenbereich. Du stellst sicher, dass eingehende Rechnungen und Spesen effizient, korrekt und fristgerecht geprüft, kontiert und bezahlt werden. In dieser Rolle bist du nicht nur zentraler Ansprechpartner für unsere Lieferanten und internen Abteilungen, sondern treibst auch die Digitalisierung und Automatisierung unserer Rechnungsbearbeitungsprozesse voran. Darüber hinaus unterstützt du maßgeblich den Aufbau eines vertikalen Service-Admin-Teams, das standortunabhängig arbeitet und Dienstleistungen erbringt. Du sorgst für reibungslose Abläufe, behältst stets unsere internen Richtlinien (Compliance) im Blick, unterstützt deren kontinuierliche Optimierung und leistest einen wesentlichen Beitrag zu einem sauberen Monats- und Jahresabschluss.

Die täglichen Aufgaben

• Unterstützung und Weiterentwicklung des standortübergreifenden Teams für die Kreditorenbuchhaltung

• Verantwortung für den gesamten Workflow der eingehenden Rechnungen – von der Dateneingabe und -prüfung bis hin zur Genehmigung und Zahlung – unter Gewährleistung von Genauigkeit, Pünktlichkeit und Einhaltung der internen Kontrollen in jeder Phase

• Übernahme einer zentrale Rolle bei der Implementierung und Konfiguration des neuen AP-Workflow-Managementsystems von Helsing und Gestaltung der Arbeitsweise dieser Funktion für die kommenden Jahre

• Planung und Durchführung regelmäßiger nationaler und internationaler Zahlungsläufe sowie Genehmigung dieser unter Berücksichtigung von Skontoterminen, Liquiditätszielen und den Anforderungen des Treasury

• Qualitätmanagement der Lieferantenstammdaten und Kontaktperson für komplexe Anfragen von Lieferanten und internen Stakeholdern

• Durchführung aller Abschlussarbeiten im Kreditorenbuchhaltungsbereich zum Monats- und Jahresende, einschließlich Kontenabstimmung, Rückstellungen und Abgrenzungen – und zwar innerhalb der vom gesamten Finanzteam vorgegebenen Fristen

• Identifikation und Implementierung von Prozessverbesserungen im gesamten P2P- und Spesenmanagement-Zyklus, mit besonderem Fokus auf Automatisierung (z. B. OCR-Erkennung) und der Abschaffung papierbasierter Arbeitsabläufe

• Sicherstellung der konsequente Einhaltung interner Compliance-Rahmenwerke (z. B. Vier-Augen-Prinzip, Genehmigungsmatrix) und geltender Umsatzsteuervorschriften bei allen Aktivitäten im Kreditorenbuchhaltungsbereich

• Unterstützung beim Aufbau eines standortunabhängigen Service- und Verwaltungsteams sowie Mitwirkung an der Konzeption skalierbarer Betriebsmodelle und gemeinsamer Servicestrukturen

Du solltest dich bewerben wenn du

• Über fundierte Erfahrung im Bereich Kreditorenbuchhaltung verfügst und haben dort funktionale Führungsaufgaben übernommen hast

• Über fundierte, praktische Kenntnisse des gesamten „Procure-to-Pay“-Prozesses, einschließlich des Spesenmanagements, verfügst und nachweisen kannst, dass du diesen Zyklus in einem komplexen Umfeld mit mehreren Unternehmenseinheiten oder Standorten eigenverantwortlich gesteuert hast

• Ein oder mehrere führende ERP-Systeme (z. B. SAP, DATEV, MS Dynamics) beherrschsat und mit modernen Tools zur Rechnungsfreigabe und für Workflows gearbeitet hast

• An der Umsetzung von Finanzsystemen oder Projekten zur Prozessautomatisierung mitgewirkt oder diese geleitet hast bei Helsing die Verantwortung für ähnliche Initiativen übernehmen kannst

• Bei Finanzvorgängen einen äußerst strukturierten und präzisen Ansatz verfolgst, gepaart mit dem Urteilsvermögen, mehrdeutige oder komplexe Situationen pragmatisch zu lösen

• Sowohl Deutsch als auch Englisch fließend beherrschst, sodass du selbstbewusst mit dem internationalen Lieferantenstamm und den internen Stakeholdern von Helsing kommunizieren kannst

Hinweis: Wir sind in einer Branche tätig, in der Frauen sowie andere Minderheiten systematisch unterrepräsentiert sind. Wir ermutigen dich, dich auch dann zu bewerben, wenn du nicht alle aufgeführten Qualifikationen erfüllst; Fähigkeiten und Wirkmächtigkeit lassen sich nicht in wenigen Stichpunkten zusammenfassen.

Nice to Have

• Praktische Erfahrung mit spezialisierten Plattformen für die Automatisierung von Beschaffung, Spesenabrechnung oder Kreditorenbuchhaltung (z. B. Coupa, Ariba, Basware, xSuite, TravelPerk, Concur)

• Praktische Kenntnisse der nationalen und internationalen Umsatzsteuergesetzgebung, einschließlich Mechanismen wie der Umkehrung der Steuerschuldnerschaft

• Erfahrung in der Mitgestaltung oder Leitung des Betriebs eines Shared Service Centers (SSC)

• Frühere Beteiligung an ERP-Implementierungen oder umfassenderen Finanztransformationsprogrammen

• Frühere Berufserfahrung in den Bereichen Verteidigung, Deep Tech oder wachstumsstarken Technologiebereichen

Komm zu Helsing und arbeite mit weltweit führenden Expertinnen auf ihrem jeweiligen Gebiet 

• Die Arbeit bei Helsing ist wichtig. Du leistest einen direkten Beitrag zum Schutz demokratischer Länder und berücksichtigst dabei sowohl ethische als auch geopolitische Belange

• Die Arbeit ist einzigartig. Wir sind in einem Bereich tätig, der äußerst ungewöhnliche technische Anforderungen und Einschränkungen mit sich bringt und in dem Robustheit, Sicherheit und ethische Überlegungen von entscheidender Bedeutung sind. Du wirst vor einzigartigen Herausforderungen in den Bereichen Ingenieurwesen und KI stehen, die einen bedeutenden Einfluss auf die Welt haben

• Unsere Arbeit führt uns häufig bis an die Spitze des Stands der Technik, sei es im Bereich des verstärkenden Lernens, verteilter Systeme, generativer KI oder der Bereitstellungsinfrastruktur. Die Verteidigungsindustrie steht vor der spannendsten Phase ihrer technologischen Entwicklungskurve. Fortschritte in unserem Fachgebiet sind nicht inkrementell: Helsing ist Teil historischer Sprünge nach vorne und oft sogar deren Vorreiter

• In unserem Bereich ist Erfolg eine Frage von Verbesserungen um ganze Größenordnungen und neuartigen Fähigkeiten. Das bedeutet, dass wir Risiken eingehen, hohe Ziele anstreben und uns auf große Chancen konzentrieren. Obwohl Helsing ein relativ junges Unternehmen ist, wurde es bereits für mehrere bedeutende Regierungsaufträge ausgewählt

• Wir fördern intern aktiv eine gesunde, proaktive und vielfältige Debatte darüber, was wir tun und wie wir es tun. Teams und einzelne Ingenieure genießen das Vertrauen (und werden ermutigt), verantwortungsvolle Eigenständigkeit und kritisches Denken zu praktizieren und sich auf Ergebnisse statt auf Konformität zu konzentrieren. Bei Helsing hast du Mitspracherecht dabei, wie wir (und du!) arbeiten, die Möglichkeit, sich mit dem auseinanderzusetzen, was funktioniert und was nicht, und Verantwortung für Aspekte unserer Kultur zu übernehmen, die dir besonders am Herzen liegen

Unser Angebot

• Wettbewerbsfähiges Gehalt und VSOP-Optionen

• Umzugsunterstützung: bis zu 2.500 € und 4 Wochen vorübergehende Unterkunft

• Weiterbildung: jährliche Zulage in Höhe von 500 €

• Gesundheit & Wohlbefinden: Fitnessstudio-Mitgliedschaft und Unterstützung bei psychischen Problemen (Nilo.health)

• Soziales: Regelmäßige Firmenveranstaltungen und monatliche Sozialzulagen

• Erweiterter Elternurlaub: 22 Wochen voll bezahlt für Hauptbetreuungspersonen und 6 Wochen für Zweitbetreuungspersonen.

• Familienunterstützung: 5 Tage bezahlter Familiennotfallurlaub, 100 %ige Remote-Arbeitsmöglichkeit während der Schwangerschaft und schrittweise Rückkehr an den Arbeitsplatz

Dies sind die Kernleistungen an allen Standorten; an bestimmten Standorten können zusätzliche Leistungen angeboten werden.

Helsing ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Wir setzen uns für Chancengleichheit bei der Beschäftigung ein, unabhängig von ethnischer Herkunft, Religion, sexueller Orientierung, Alter, Familienstand, Behinderung oder Geschlechtsidentität. Bitte reicht keine personenbezogenen Daten ein, aus denen deine ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Daten zu deiner Gesundheit oder Daten zu deiner sexuellen Orientierung hervorgehen.