Lead Admin. Associate, Customer Care

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Job Description:

A continuación, se describe la naturaleza general del cargo por medio de una lista de actividades que son requeridas para llevar a cabo el trabajo:

1. Gestión Integral de Licitaciones y Plataformas de Contratación

• Ciclo Completo de Licitaciones: Elaborar, estructurar y ejecutar licitaciones desde la etapa pre-contractual hasta su posterior liquidación, velando por el estricto cumplimiento de los requisitos jurídicos, técnicos y financieros exigidos.
• Análisis de Pliegos: Analizar detenidamente los requisitos y elaborar propuestas competitivas asegurando el cumplimiento de los plazos y exigencias establecidos en los pliegos de condiciones.
• Gestión del Proceso y Documentación: Coordinar la documentación desde los aspectos jurídicos, técnicos y financieros con el fin de cumplir los requerimientos de las entidades de orden público y privado.
• Formulación de Observaciones: Realizar observaciones y aclaraciones pertinentes en las diferentes etapas de las convocatorias y licitaciones.
• Administración de Plataformas: Administrar y operar activamente las plataformas de contratación estatal y privada (SECOP I, SECOP II, SAP Ariba, Bionexo, Ecopetrol, Inccompra, entre otras), garantizando la conformidad con los procesos regulatorios.
• Garantías y Pólizas: Tramitar de manera oportuna las pólizas de seriedad de la oferta requeridas para la presentación de los procesos licitatorios.

2. Gestión de Contratos de Comodato y Suministros

• Legalización de Contratos: Legalizar oportunamente contratos de suministros y comodato con entidades públicas y privadas, garantizando su correcto cargue y actualización.
• Trámites Financieros y Garantías Contractuales: Gestionar con precisión la documentación de soporte como cheques, anticipos, consignaciones, pago de estampillas y expedición de pólizas de cumplimiento según sea el caso.
• Elaboración y Control en Agiloft: Elaborar contratos de comodato y otrosí para Aliados Estratégicos y Clientes Directos, y realizar el cargue correspondiente en la herramienta corporativa destinada para esto: Agiloft.
• Recopilación de Requisitos: Solicitar y verificar la documentación legal y administrativa necesaria para la elaboración de contratos de comodato para Aliados Estratégicos y Clientes Directos.
• Custodia del Repositorio: Ser responsable directo del repositorio documental de contratos y ofertas para garantizar la cobertura y el respaldo de las relaciones comerciales con los clientes.

3. Gestión Financiera, Facturación y Mitigación de Riesgo de Cartera:

• Radicación Electrónica: Garantizar la radicación satisfactoria del 100% de la facturación electrónica mediante las plataformas de los clientes, detectando y resolviendo inconsistencias a tiempo para proteger el flujo de caja.
• Optimización de Procesos: Realizar el mapeo y optimización del proceso de radicación por cada cliente, identificando cuellos de botella para reducir activamente la tasa de rechazo de documentos.
• Ciclo Comercial: Gestionar con precisión y oportunidad el ciclo de órdenes de venta, devoluciones, notas crédito y notas débito de los clientes asignados.

4. Administración Documental "End-to-End" (E2E) y Funciones Varias

• Ofertas y Cotizaciones: Crear oportunamente ofertas comerciales y cotizaciones que cumplan estrictamente con los estándares de calidad establecidos, listas de precios y políticas de la compañía.
• Comunicaciones de Precios y Rebates: Elaborar y enviar comunicados oficiales de Listas de Precios y gestionar las comunicaciones de rebates dirigidas a clientes y aliados estratégicos.
• Correspondencia Externa: Elaborar correspondencia y comunicaciones externas según las necesidades de los clientes, manteniendo el control de su respectivo consecutivo.
• Ingreso de Equipos: Coordinar y asegurar los trámites internos necesarios para la ejecución y entrega de la documentación requerida para el ingreso de equipos en las instalaciones de los clientes.
• Tratamiento de Datos: Recopilar, registrar y custodiar las Autorizaciones de Tratamiento de Datos Personales en el sistema de gestión, cumpliendo con las políticas de privacidad (Habeas Data).
• Continuidad Operativa: Apoyar el reemplazo en las vacaciones o ausencias de las actividades de los demás miembros del equipo para asegurar la continuidad del servicio.
• Relacionamiento Estratégico: Fomentar y mantener excelentes relaciones con los clientes internos y externos a través de la entrega de servicios de alta calidad y oportunidad.
• Otras Funciones: Ejecutar otras funciones afines que el Líder o Supervisor estime convenientes según las necesidades de la operación.

5. Gobierno, Cumplimiento y Mejora Continua

• Políticas de Servicio: Asegurar el cumplimiento estricto de los procesos, procedimientos y políticas de servicio y comerciales de la compañía.
• Proyectos de Automatización: Participar activamente y aportar soluciones de automatización y mejoras continuas de los procesos que se desarrollan dentro del equipo, orientadas a elevar la productividad.
• Auditorías y Comités: Brindar soporte operativo en auditorías internas o externas y participar en comités de seguimiento y reuniones de novedades.

Employee Type:

UPS is committed to providing a workplace free of discrimination, harassment, and retaliation.